- 1
0 Sterne /
Bewertung
Jeder ist einmal Gastgeber einer Veranstaltung - doch viele Menschen scheuen die Vorbereitungen. Ein Event zu planen ist jedoch eigentlich nicht schwierig, denn Planung ist alles. Nach einer guten Vorbereitung steht der erfolgreichen Durchführung nichts mehr im Wege.
Zuerst muss man natürlich einen Anlass planen, was einem dann meistens auch eine grobe Idee gibt, wer in etwa auf der Gästeliste stehen wird. Ausgehend von dem Aufhänger und der Zielgruppe sollte man sich mit den folgenden Punkten auseinandersetzen.
Den Einlass mit Karten oder Bändchen zu beschränken ist in jedem Falle sinnvoll, besonders wenn man in Gebäuden feiert, wo sich noch viele andere Personen aufhalten. Da verliert man als Gastgeber schnell den Überblick. Man kann sich ganz unkompliziert im Internet ein Bild von dem Angebot verschiedener Eintrittsbänder machen und dann entscheiden, welches das Beste für die Veranstaltung wäre.
Außerdem ist die Ausstattung und Gestaltung des Raumes natürlich sehr wichtig. Es müssen genug Sitzgelegenheiten und ausreichend Verpflegung vorhanden sein. Auch die Raumausstattung sollte ganz genau auf das Programm abgestimmt sein. So müssen bei Vorträgen selbstverständlich Mikrofon, Beamer und Leinwand vorhanden sein. Bei einem Empfang machen sich Stehtische sehr gut.
Lässt man sich eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Datum geben, ob man zum Event kommt, oder nicht, kann man noch viel besser planen und alles genau auf die Gäste abstimmen. Das Datum für die Rückmeldung sollte natürlich früh genug sein, damit man noch einige Sachen ändern kann. Am Tag der Veranstaltung ist man sehr aufgeregt, aber nun ist es Zeit zu genießen!
Vorplanung und Veranstaltungskonzept
Zuerst muss man natürlich einen Anlass planen, was einem dann meistens auch eine grobe Idee gibt, wer in etwa auf der Gästeliste stehen wird. Ausgehend von dem Aufhänger und der Zielgruppe sollte man sich mit den folgenden Punkten auseinandersetzen.
- Budget
- Mögliche Veranstaltungsorte
- Veranstaltungsdatum (nach wichtigen Gästen richten)
- Programm (grobes Konzept)
- Eventuell prominente Gäste/Referenten
Detaillierte Planung
Jetzt muss man sich um einen Veranstaltungsort kümmern. Sobald Anlass und Location feststehen kann man eine genaue Gästeliste schreiben. Wichtig ist natürlich, dass man die Kosten im Überblick hat. Manchmal ist es daher besser, wenn man sich eine Übersicht der Ausgaben aufschreibt, dann kann man auch überlegen, welche Highlights man sich noch leisten kann und welche nicht. Was die Location und die Einladung angeht, gilt es die folgenden Punkte zu klären.- Größe des Raumes
- Gegebenheiten des Raumes
- Vertragliche Vereinbarungen treffen
- Tische und Stühle organisieren (falls nicht vorhanden)
- Erreichbarkeit
- Einladungen schreiben
- Planung vom Programm
- Verpflegung
- Unterkunft für Gäste von außerhalb
- Einlasskarten/Eintrittsbänder
Den Einlass mit Karten oder Bändchen zu beschränken ist in jedem Falle sinnvoll, besonders wenn man in Gebäuden feiert, wo sich noch viele andere Personen aufhalten. Da verliert man als Gastgeber schnell den Überblick. Man kann sich ganz unkompliziert im Internet ein Bild von dem Angebot verschiedener Eintrittsbänder machen und dann entscheiden, welches das Beste für die Veranstaltung wäre.
Außerdem ist die Ausstattung und Gestaltung des Raumes natürlich sehr wichtig. Es müssen genug Sitzgelegenheiten und ausreichend Verpflegung vorhanden sein. Auch die Raumausstattung sollte ganz genau auf das Programm abgestimmt sein. So müssen bei Vorträgen selbstverständlich Mikrofon, Beamer und Leinwand vorhanden sein. Bei einem Empfang machen sich Stehtische sehr gut.
Lässt man sich eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Datum geben, ob man zum Event kommt, oder nicht, kann man noch viel besser planen und alles genau auf die Gäste abstimmen. Das Datum für die Rückmeldung sollte natürlich früh genug sein, damit man noch einige Sachen ändern kann. Am Tag der Veranstaltung ist man sehr aufgeregt, aber nun ist es Zeit zu genießen!
- Frank
- Defektes Video melden
